Zásady zpracování osobních údajů

1. Kdo je správcem vašich údajů

Správcem osobních údajů je:

Ve věcech ochrany osobních údajů nás můžete kontaktovat na uvedeném e-mailu nebo písemně na adrese sídla.

Pověřence pro ochranu osobních údajů jsme nejmenovali — jde o malou firmu, která nezpracovává citlivé údaje ani neprovádí rozsáhlé sledování osob, a povinnost podle čl. 37 GDPR nám proto nevzniká.

2. Jaké údaje zpracováváme

Zpracováváme pouze údaje, které nám sami vyplníte do kontaktního formuláře, případně které vyplynou z navazující komunikace:

Kategorie	Konkrétní údaje
Identifikační	jméno a příjmení, případně název firmy
Kontaktní	e-mailová adresa, telefonní číslo
Obsah komunikace	text vaší zprávy a naše odpovědi, datum a čas odeslání
Technické	IP adresa v okamžiku odeslání formuláře — kvůli ochraně před zneužitím a spamem

Údaje označené ve formuláři hvězdičkou jsou povinné – bez nich vám nedokážeme odpovědět. Ostatní údaje vyplňujete dobrovolně.

Nezpracováváme zvláštní kategorie osobních údajů (tzv. citlivé údaje podle čl. 9 GDPR). Prosíme proto, abyste nám prostřednictvím formuláře neposílali údaje o zdravotním stavu, náboženském vyznání, politických názorech apod.

3. Proč údaje zpracováváme a na jakém právním základě

Účel zpracování	Právní základ (čl. 6 odst. 1 GDPR)
Vyřízení vašeho dotazu nebo poptávky a komunikace s vámi	písm. b) – opatření přijatá před uzavřením smlouvy na vaši žádost
Odpověď na obecný dotaz, který nesměřuje k uzavření smlouvy	písm. f) – náš oprávněný zájem odpovědět osobě, která nás oslovila
Evidence komunikace a doložení průběhu jednání, ochrana před právními nároky	písm. f) – náš oprávněný zájem na ochraně našich práv
Ochrana formuláře před zneužitím a spamem	písm. f) – náš oprávněný zájem na zabezpečení webu

Osobní údaje z kontaktního formuláře nepoužíváme k zasílání obchodních sdělení ani k marketingu — žádný newsletter neprovozujeme. K vašim údajům nedochází k automatizovanému rozhodování ani profilování ve smyslu čl. 22 GDPR.

4. Jak dlouho údaje uchováváme

• Dotaz, který nevede k dalšímu jednání: údaje smažeme nejpozději do 6 měsíců od poslední komunikace.
• Poptávka, která vede k jednání o smlouvě: údaje uchováváme po dobu jednání a dále po dobu 3 let od jeho ukončení, a to z důvodu ochrany před případnými nároky (obecná promlčecí lhůta podle § 629 občanského zákoníku).
• Údaje na daňových a účetních dokladech: pokud dojde k uzavření smlouvy, uchováváme je po dobu stanovenou právními předpisy, zpravidla 10 let.

Po uplynutí uvedených dob údaje bezpečně smažeme nebo anonymizujeme.

5. Komu údaje předáváme

Vaše údaje nepředáváme nikomu, kdo by je zpracovával pro vlastní účely. Formulář se odesílá přímo e-mailem na naši adresu bez dalšího ukládání do CRM či jiného systému třetí strany. Přístup k datům mohou mít tito zpracovatelé, kteří pro nás zajišťují provoz:

• Hetzner Online GmbH - poskytovatel serverové infrastruktury
• Microsoft Ireland Operations Limited — provozovatel našich e-mailových schránek (Microsoft 365 / Exchange Online), do kterých poptávky z formuláře chodí

Pokud v budoucnu začneme používat další nástroj (CRM, e-mailový marketing, analytiku apod.), doplníme jej do tohoto seznamu i s odkazem na jeho vlastní zásady zpracování.

Se zpracovateli máme uzavřenou smlouvu o zpracování osobních údajů podle čl. 28 GDPR (u Microsoftu je součástí jejich standardních podmínek pro Microsoft 365) a jsou vázáni mlčenlivostí. Údaje můžeme dále předat orgánům veřejné moci, pokud nám to ukládá právní předpis.

Náš webhosting provozujeme v rámci EU. Microsoft jako celosvětový poskytovatel může vaše údaje v souvislosti s provozem e-mailových schránek zpracovávat i mimo Evropskou unii. Předání je v takovém případě zajištěno účastí Microsoftu v rámci Data Privacy Framework EU–USA, případně standardními smluvními doložkami schválenými Evropskou komisí (čl. 46 odst. 2 písm. c) GDPR). Aktuální informace o zárukách Microsoftu najdete v jeho dokumentaci k ochraně osobních údajů (Microsoft Trust Center).

6. Jak údaje chráníme

Přijali jsme přiměřená technická a organizační opatření: přenos dat z formuláře je šifrovaný (HTTPS), přístup k údajům mají jen pověřené osoby vázané mlčenlivostí, systémy jsou chráněny hesly a pravidelně aktualizovány, data zálohujeme.

7. Jaká máte práva

Ve vztahu ke svým osobním údajům máte tato práva:

• Právo na přístup (čl. 15) – získat potvrzení, zda vaše údaje zpracováváme, a jejich kopii.
• Právo na opravu (čl. 16) – nechat opravit nepřesné nebo doplnit neúplné údaje.
• Právo na výmaz (čl. 17) – tzv. právo být zapomenut, pokud pro zpracování již není důvod.
• Právo na omezení zpracování (čl. 18).
• Právo na přenositelnost (čl. 20) – získat údaje ve strojově čitelném formátu, u zpracování na základě souhlasu nebo smlouvy.
• Právo vznést námitku (čl. 21) – proti zpracování založenému na oprávněném zájmu. Pokud námitku uplatníte, zpracování ukončíme, ledaže prokážeme závažné oprávněné důvody, které převažují nad vašimi zájmy.
• Právo odvolat souhlas – pokud jste nám udělili souhlas, můžete jej kdykoli bezplatně odvolat; zákonnost předchozího zpracování tím není dotčena.

Práva uplatníte e-mailem na info@povecomp.cz nebo písemně na adrese sídla. Vyřídíme je bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce od doručení žádosti; tuto lhůtu lze ve složitých případech prodloužit o další dva měsíce, o čemž vás budeme informovat. Abychom údaje nevydali nesprávné osobě, můžeme vás požádat o ověření totožnosti.

Právo podat stížnost: Máte právo obrátit se na dozorový úřad:

8. Cookies

Naše webové stránky používají pouze technické cookies nezbytné pro jejich fungování (žádnou analytiku ani marketingové nástroje nenasazujeme). Ty nevyžadují váš souhlas. Pokud se to v budoucnu změní — například nasazením analytiky — tuto sekci a případnou cookie lištu doplníme.

9. Změny těchto zásad

Zásady můžeme čas od času upravit, například při změně způsobu zpracování nebo právních předpisů. Aktuální znění je vždy dostupné na této stránce; datum účinnosti najdete v jejím záhlaví.